Sistem Admin Klinik Kecantikan Hayyu: UI Lebih Modern

Di balik setiap kunjungan pelanggan ke Hayyu Skin Clinic, ada staf yang mencatat reservasi, kasir yang memproses transaksi, gudang yang menjaga stok produk dan bahan perawatan, serta manajemen yang memantau kinerja setiap cabang. Semua pekerjaan itu berjalan di satu sistem: web admin Hayyu. Sebagai mitra jasa pembuatan aplikasi klinik kecantikan, tim Venturo membangun dan mengembangkan sistem ini, lalu memodernisasi tampilannya secara bertahap agar lebih nyaman dipakai setiap hari.

Web admin ini mencakup lebih dari 15 modul, mulai dari pelayanan, customer, karyawan, dan persediaan hingga laporan, keuangan, pengelolaan aplikasi HayyuDoc, dan sinkronisasi SATUSEHAT. Studi kasus ini berfokus pada dua fitur andalannya, yaitu pelayanan dan inventory, serta pada pembaruan UI di modul-modul krusial.

Web admin klinik kecantikan Hayyu Skin Clinic dengan dashboard kinerja cabang dan modul persediaan.

Tantangan

Hayyu mengelola banyak cabang, mulai dari Malang, Surabaya, dan Sidoarjo hingga Jabodetabek, ditambah penjualan online lewat aplikasi HayyuDoc. Seiring bisnis tumbuh, sistem admin yang dipakai setiap hari menyimpan beberapa kendala:

• Tampilan yang sudah jadul. Antarmuka lama terasa ketinggalan zaman dan tidak sejalan dengan citra Hayyu sebagai klinik kecantikan modern.
• Kurang ramah pengguna. Staf dari berbagai peran perlu waktu lebih lama untuk menemukan menu dan memahami data di layar.
• Data operasional yang luas. Reservasi, antrian, transaksi, stok di beberapa gudang per cabang, dan laporan harus tetap tersaji rapi meskipun jumlah modulnya terus bertambah.
• Perubahan tidak boleh mengganggu operasional. Klinik tetap melayani pelanggan setiap hari, sehingga pembaruan tampilan tidak bisa dilakukan sekaligus.

Solusi

Venturo mendampingi Hayyu lewat layanan Dedicated Team: tim yang mengembangkan fitur baru sekaligus merawat sistem yang sudah berjalan. Untuk tampilan, Hayyu dan Venturo sepakat memakai pendekatan bertahap. UI baru diterapkan lebih dulu pada fitur-fitur krusial sesuai permintaan klien, salah satunya dashboard, sementara modul lain menyusul tanpa menghentikan pekerjaan di klinik.

Hasilnya adalah satu sistem yang mengikuti alur kerja klinik dari meja front office sampai ruang manajemen.

Alur kerja web admin klinik Hayyu: front office, kasir, gudang cabang, hingga laporan manajemen.

Dashboard untuk manajemen

Dashboard adalah salah satu modul pertama yang mendapat tampilan baru. Manajemen dapat langsung membandingkan kunjungan dan penjualan bulan ini dengan bulan lalu, lengkap dengan persentase naik atau turunnya, lalu melihat rinciannya per cabang. Tab di bagian atas memisahkan Kinerja Cabang, Kinerja Personal, dan Highlight Treatment. Filter di bawahnya membuka sudut pandang lain seperti target, revenue medis, time management, dan kinerja front office.

Dashboard kinerja cabang Hayyu Skin Clinic yang membandingkan kunjungan dan penjualan per bulan. Angka penjualan pada gambar disamarkan.

Pelayanan untuk front office dan kasir

Pelayanan adalah fitur andalan yang dipakai staf klinik sepanjang hari. Layarnya dirancang sebagai papan menu besar sehingga staf front office dapat berpindah ke Reservasi, Antrian Cabang, Antrian Konsultasi HayyuDoc, Kasir, Registrasi, atau Home Service dengan sekali klik. Di halaman yang sama, staf dapat melihat jadwal shift dokter dan terapis hari itu sambil mengisi form reservasi pelanggan yang masuk lewat telepon, WhatsApp, atau kunjungan langsung.

Halaman pelayanan front office Hayyu untuk reservasi pelanggan dan jadwal shift karyawan. Data pribadi pada gambar disamarkan.

Antrian Cabang menyatukan pelanggan yang datang ke klinik dan pesanan online dari aplikasi HayyuDoc. Setiap kartu antrian menampilkan jam, status pembayaran, metode pengiriman, dan daftar produk, sehingga tim cabang tahu persis pesanan mana yang harus disiapkan lebih dulu.

Antrian cabang Hayyu yang menggabungkan kunjungan klinik dan pesanan online HayyuDoc. Data pribadi pada gambar disamarkan.

Di layar Kasir, paket treatment, produk, voucher, biaya lain, dan cara pembayaran berada dalam satu halaman. Kasir juga bisa menandai apakah transaksi berasal dari kunjungan langsung, pesanan online, atau marketplace, sehingga penjualan dapat dipisahkan per kanal di laporan.

Layar kasir klinik kecantikan Hayyu untuk transaksi paket treatment, produk, dan voucher.

Persediaan untuk gudang cabang

Setiap cabang Hayyu memiliki beberapa gudang, mulai dari produk resep dan non-resep hingga bahan perawatan dan perlengkapan klinik. Modul Persediaan, fitur andalan kedua, sudah memakai tampilan baru dan mencatat setiap pergerakan barang. Penerimaan Item menampilkan status setiap dokumen (Draft, Pending, Selesai, Batal) beserta cabang dan gudang tujuannya, lengkap dengan filter per kolom dan ekspor ke Excel.

Modul penerimaan item persediaan klinik Hayyu dengan status dokumen dan filter per kolom. Nilai rupiah pada gambar disamarkan.

Perpindahan barang antar gudang berjalan lewat Kirim Item dengan dua tahap persetujuan, yaitu Approval Pertama dan Approval Kedua, sebelum barang tercatat di riwayat transfer. Dengan cara ini, stok tidak berpindah tanpa sepengetahuan penanggung jawab.

Transfer item antar gudang cabang Hayyu dengan approval dua tahap dan riwayat transfer.

Untuk memastikan catatan sistem sesuai dengan kondisi rak, tim cabang menjalankan Stok Opname per gudang dan per kategori barang. Jam mulai, jam selesai, dan petugas pelaksananya ikut tercatat. Modul ini dilengkapi Stok Minimum dan Monitoring Stok agar barang penting tidak sampai habis.

Stok opname per gudang dan kategori barang di web admin klinik Hayyu. Nama petugas pada gambar disamarkan.

Keunggulan

• Satu sistem untuk semua peran. Front office, kasir, gudang, dan manajemen bekerja di aplikasi yang sama dengan hak akses sesuai perannya, sehingga data tidak tercecer di banyak file.
• Modernisasi UI tanpa mengganggu operasional. Tampilan baru diterapkan bertahap, dimulai dari fitur krusial seperti dashboard, sehingga klinik tetap melayani pelanggan seperti biasa.
• Kontrol stok berlapis. Status dokumen yang jelas, approval dua tahap untuk transfer, dan stok opname yang tercatat membuat persediaan di setiap gudang lebih mudah diawasi.
• Terhubung dengan kanal online. Pesanan dan konsultasi dari aplikasi HayyuDoc masuk ke antrian cabang, dan konten aplikasinya dikelola dari web admin yang sama.
• Tim yang terus mendampingi. Lewat Dedicated Team, permintaan fitur baru dari Hayyu dapat langsung dikerjakan oleh tim yang sudah memahami sistemnya.

Hasil

Hayyu kini memiliki web admin yang menopang operasional seluruh cabangnya dalam satu tempat, dari reservasi dan kasir hingga persediaan dan laporan manajemen. Modul-modul krusial seperti dashboard, persediaan, dan data customer sudah tampil dengan UI baru yang lebih bersih, konsisten dengan warna khas Hayyu, dan lebih mudah dibaca. Modul lainnya akan diperbarui secara bertahap.

Modernisasi tidak harus berarti membangun ulang dari nol. Sistem yang sudah berjalan bisa diperbarui sedikit demi sedikit, dimulai dari bagian yang paling sering dipakai.

Sistem Admin Klinik Anda Mulai Terasa Jadul?

Jika Anda mengelola klinik kecantikan, klinik estetika, atau bisnis multi-cabang dan sistem admin Anda mulai sulit dipakai, tim Venturo siap membantu. Lewat layanan Dedicated Team, kami dapat mengembangkan fitur baru sekaligus memperbarui tampilan sistem Anda secara bertahap, tanpa menghentikan operasional. Ceritakan kebutuhan bisnis Anda, dan mari diskusikan langkah yang paling pas.

Ingin melihat sisi lain kerja sama kami dengan Hayyu? Baca juga studi kasus Website Klinik Kecantikan Hayyu: Lebih Memikat Pelanggan di halaman Portfolio kami.