Aplikasi HRIS untuk: Absensi & Payroll Lebih Rapi
Studi kasus Humanis: aplikasi HRIS dengan absensi mobile, Employee Self Service, dan payroll otomatis yang membuat data HR rapi dan pengajuan tanpa kertas.
Humanis adalah aplikasi HRIS berbasis SaaS untuk perusahaan di Indonesia yang ingin mengelola absensi, data karyawan, pengajuan, dan payroll di satu tempat. Venturo mendampingi Humanis sebagai Dedicated Team sekaligus Managed Services: tim kami membangun, merawat, dan terus mengembangkan web app untuk HRD serta aplikasi mobile untuk karyawan. Studi kasus ini menunjukkan seperti apa hasil jasa pembuatan aplikasi HRIS yang berangkat dari masalah sehari-hari divisi HR, bukan sekadar daftar fitur.
Inti solusinya sederhana: karyawan mengurus sendiri absensi dan pengajuannya dari HP, HRD menerima data yang sudah rapi, dan payroll dihitung sistem sesuai regulasi Indonesia.
| Klien | Humanis (humanis.id) |
|---|---|
| Industri | Software HR untuk perusahaan lintas industri |
| Layanan | Dedicated Team dan Managed Services oleh Venturo |
| Platform | Web app untuk HRD dan manajemen, aplikasi mobile untuk karyawan, website produk |
| Fitur inti | Employee Self Service, absensi mobile, payroll otomatis, persetujuan berjenjang |
Website Humanis, software HRIS untuk kelola absensi, payroll, dan data karyawan.
Tantangan
Sebelum memakai sistem HR yang terpadu, banyak perusahaan calon pengguna Humanis menghadapi pola masalah yang sama:
- Data karyawan tercecer. Biodata, kontrak, dan riwayat jabatan tersimpan di banyak file Excel dan folder. Mencari satu informasi saja bisa memakan waktu, dan versi data sering berbeda antarorang.
- Absensi antre dan rawan manipulasi. Mesin absen di kantor membuat karyawan antre di jam masuk, sementara karyawan lapangan sulit dipantau. Titip absen dan jam yang diubah sulit dibuktikan.
- HR tenggelam dalam administrasi. Formulir izin, cuti, lembur, reimbursement, dan pinjaman diproses manual. Waktu HRD habis untuk mengetik ulang dan menagih tanda tangan, sehingga pengembangan SDM terabaikan.
- Payroll terlambat dan salah hitung. Gaji bergantung pada rekap kehadiran, lembur, BPJS, PPh 21, dan potongan lain. Satu angka keliru di spreadsheet berarti slip gaji salah dan kepercayaan karyawan turun.
- Manajemen tidak punya laporan real-time. Angka kehadiran dan biaya gaji baru terlihat setelah direkap di akhir bulan.
Solusi
Venturo merancang Humanis mengikuti alur kerja nyata di perusahaan: setiap aktor punya layar yang sesuai perannya, dan data cukup dimasukkan sekali lalu mengalir ke proses berikutnya.
Alur kerja aplikasi HRIS Humanis dari pengajuan karyawan, persetujuan atasan, rekap HRD, hingga payroll dan laporan.
Aplikasi mobile untuk karyawan (Employee Self Service)
Karyawan melakukan presensi langsung dari HP, didukung GPS dan face detection, jadi tidak perlu antre di mesin absen dan absensi sulit dimanipulasi. Data presensi otomatis terhubung ke payroll. Karyawan juga bisa mengunduh slip gaji digital yang rapi dan transparan, lengkap dengan rincian lembur serta potongan PPh 21 dan BPJS, tanpa perlu dicetak. Pengajuan cuti, lembur, hingga reimbursement disetujui atasan langsung lewat ESS, termasuk approval bertingkat dan lintas perusahaan.
Aplikasi mobile HRIS Humanis: presensi anti manipulasi, slip gaji digital, dan approval instan lewat ESS.
Lebih dari 25 fitur ESS tersedia di satu aplikasi: check clock, kunjungan klien, dinas luar, tukar shift dan off, cuti, reimbursement, pinjaman, hingga informasi payroll. Karyawan pun bisa mengelola data dirinya sendiri, mulai dari profil, KTP, KK, ijazah, dan sertifikat, sementara HRD tetap memegang riwayat kontrak, mutasi, penyesuaian gaji, dan surat peringatan secara terpusat.
Employee Self Service Humanis: 25 fitur ESS dan pengelolaan data diri karyawan secara mandiri. Data pribadi pada gambar disamarkan.
Dashboard web untuk HRD dan manajemen
Begitu HRD masuk, dashboard menampilkan hal yang perlu ditindaklanjuti hari itu: kehadiran dan ketepatan waktu, kontrak yang akan berakhir, ulang tahun karyawan, memo, serta daftar pengajuan tertunda seperti ketidakhadiran, kontrak kerja, reimbursement, penyesuaian gaji, dan pinjaman. Grafik penggajian enam bulan terakhir dan jumlah karyawan per departemen memberi gambaran cepat bagi manajemen tanpa menunggu rekap akhir bulan.
Dashboard web HRIS Humanis untuk HRD: kehadiran, kontrak, pengajuan tertunda, dan grafik penggajian. Data pribadi dan nominal disamarkan.
Smart Payroll untuk HRD dan finance
Modul payroll menyusun penggajian per periode lembur dan kehadiran. Pada tab Pendapatan, HRD melihat gaji pokok dan setiap komponen tunjangan, seperti tunjangan kinerja, gadget, project, makan, dinas luar, dan bonus KPI, untuk semua karyawan dalam satu tabel. Nominal bisa diisi langsung atau diimpor sekaligus.
Payroll Humanis: komponen pendapatan, gaji pokok, dan tunjangan per karyawan. Nama dan nominal disamarkan.
Tab Potongan menghitung BPJS Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan, PPh 21, potongan SP, pinjaman, dan potongan kehadiran. Potongan kehadiran dan pinjaman tersinkron dengan data absensi dan pengajuan, sehingga HRD tidak perlu menyalin angka dari sistem lain. Karyawan dengan skema pajak berbeda, misalnya metode nett, ditandai jelas di tabel.
Payroll Humanis menghitung potongan BPJS, PPh 21, pinjaman, dan potongan kehadiran secara otomatis. Nama dan nominal disamarkan.
Sebelum diajukan, tab Preview Payroll merangkum pendapatan, potongan, take home pay, dan nomor rekening tiap karyawan. HRD bisa menyimpan draf, memeriksa ulang, lalu mengajukan penggajian untuk disetujui.
Preview payroll Humanis: pendapatan, potongan, dan take home pay sebelum penggajian diajukan. Nama, rekening, dan nominal disamarkan.
Keunggulan
- Employee Self Service. Karyawan mengurus absensi dan pengajuan sendiri, sehingga beban administratif HRD turun dan formulir kertas tidak diperlukan lagi.
- Absensi akurat dan anti manipulasi. Clock in dari HP dengan lokasi tercatat menggantikan antrean mesin absen dan menutup celah titip absen.
- Smart Payroll sesuai regulasi Indonesia. BPJS, PPh 21, dan potongan kehadiran dihitung sistem, lalu diperbarui mengikuti perubahan aturan.
- Data karyawan terpusat. Mutasi karyawan bisa dicatat tanpa mengubah data awalnya, jadi riwayat tetap utuh untuk audit.
- Respons cepat. Dengan model Managed Services, kendala pengguna ditangani cepat, termasuk lewat dukungan grup WhatsApp.
Hasil
Situs Humanis kini mencantumkan lebih dari 5.000 karyawan dan 100 perusahaan yang memakai platformnya. Bagi perusahaan pengguna, perubahan paling terasa ada di keseharian divisi HR: data karyawan rapi di satu sistem, pengajuan berjalan tanpa formulir manual, dan payroll disusun dari data kehadiran yang sama.
Salah satu pengguna Humanis menuliskannya begini:
"Aplikasi HUMANIS ini benar-benar membantu perusahaan saya berjalan lebih baik dan rapi. Divisi HRD saya merasa sangat terbantu dengan adanya fitur untuk memutasi karyawan tanpa mengubah data awal. Fitur pengajuannya pun sangat membantu, karyawan jadi lebih mudah memproses pengajuan seperti izin, pinjaman, dan reimbursement tanpa mengisi form manual sehingga lebih menghemat penggunaan kertas."
Pendekatan yang sama, yaitu memahami proses bisnis dulu lalu menerjemahkannya menjadi aplikasi, juga kami pakai di studi kasus Web App Robot Trading Tuai: Profit +5% saat IHSG Turun.
Butuh aplikasi HRIS atau sistem internal?
Humanis menunjukkan bahwa aplikasi HR yang baik lahir dari memahami pekerjaan HRD, karyawan, dan manajemen, lalu menyederhanakan alurnya. Bila Anda sedang merencanakan aplikasi HRIS, payroll, absensi mobile, atau sistem internal lain, tim Venturo siap membantu lewat layanan Dedicated Team untuk membangun produk Anda maupun Managed Services untuk merawatnya setelah berjalan. Hubungi Venturo untuk konsultasi awal dan ceritakan proses bisnis Anda.
