Workflow AI Officia untuk Jasa Legalitas: Dokumen Terpantau

Officia adalah mitra bisnis yang membantu perusahaan mengurus legalitas dan perizinan, mulai dari pendirian PT, NIB, NPWP, hingga izin usaha khusus seperti PPIU. Sebagai mitra jasa pembuatan aplikasi workflow berbasis AI, Venturo membangun Officia Workflow Platform: sistem internal yang mengelola seluruh siklus pengajuan, dari pengumpulan dokumen klien lewat WhatsApp, koordinasi vendor, approval internal, sampai penerbitan dokumen final.

Inti solusinya sederhana bagi klien dan kuat bagi tim internal. Klien cukup mengirim dokumen seperti biasa di WhatsApp. AI agent membaca, mencocokkan, dan memvalidasi setiap kiriman, lalu mengubahnya menjadi data terstruktur yang langsung bisa dipakai admin dan vendor.

Officia Workflow Platform: dashboard order management dan AI agent WhatsApp untuk pengurusan dokumen.

Tantangan

Sebelum Officia punya sistem sendiri, pengurusan dokumen berjalan manual dan tersebar di banyak kanal. Semakin banyak order masuk, semakin berat beban tim untuk menjaga semuanya tetap rapi:

• Dokumen masuk lewat chat tanpa struktur. Foto KTP, scan NPWP, dan PDF dikirim klien via WhatsApp. Admin harus mengunduh, memilah, dan mengecek kelengkapannya satu per satu.
• Koordinasi vendor sulit dilacak. Notaris, konsultan keuangan, dan mitra lain dikoordinasi lewat chat dan spreadsheet, sehingga status pekerjaan tiap vendor sulit dipantau.
• Dokumen resmi dibuat ad-hoc. Setiap surat disusun manual, formatnya tidak seragam, dan rawan salah isi.
• Manajemen tidak punya visibilitas. Posisi setiap pengajuan dan status pembayarannya tidak bisa dilihat secara real-time.

Solusi

Venturo merancang Officia sebagai satu platform yang menyatukan seluruh siklus pengurusan dalam satu alur kerja. Admin membuat order, AI mengumpulkan dokumen, vendor mengerjakan bagiannya, dokumen resmi dibuat dari template, dan paket final dikirim ke klien. Semua tahap tercatat di sistem yang sama.

Alur kerja Officia dalam enam tahap, dari order masuk sampai paket final dikirim ke klien.

Dashboard admin: semua order dalam satu layar

Halaman Order Management menjadi pusat kendali tim internal. Ringkasan di bagian atas menunjukkan berapa order yang selesai, masih menunggu persyaratan, sedang berjalan, lewat tenggat, atau mendekati tenggat. Setiap baris order menampilkan progres per tahap, mulai dari persyaratan klien, pekerjaan tiap tim operasional dan vendor, sampai deliverables. Tenggat yang terlewat ditandai merah agar langsung ditindaklanjuti.

Order Management Officia: progres tiap order per tahap, tenggat, dan filter jenis pengurusan. Data pribadi dan nilai project pada gambar disamarkan.

Satu klik membuka detail order dengan seluruh konteksnya: alamat klien, narahubung, PIC keuangan, grup WhatsApp, jenis pengurusan, dokumen MoU, dan status pembayaran. Di bawahnya tersedia tab kerja untuk persyaratan, dokumen otomatis, dan tiap vendor. Bila dokumen klien belum lengkap, admin cukup menekan tombol Ingatkan Klien.

Detail order Officia: data klien, narahubung, layanan, pembayaran, dan tab kerja per vendor. Data pribadi pada gambar disamarkan.

AI agent WhatsApp untuk klien

Klien tidak perlu belajar aplikasi baru. Mereka tetap mengirim foto KTP, data yang diketik, atau PDF di WhatsApp. AI agent mencocokkan setiap kiriman dengan daftar persyaratan, mengekstrak data yang diketik menjadi field, dan meminta konfirmasi bila ada yang tidak cocok. Hasilnya langsung mengisi checklist dengan status diterima, kurang, atau tidak valid.

Alur AI agent Officia: dari chat WhatsApp klien menjadi data admin terstruktur dan dokumen siap kirim.

Tim Officia mengatur sendiri pesan yang dikirim AI agent: sapaan saat order dibuat, pengingat dokumen yang masih kurang, sampai formulir isian data lewat chat. Template pesan memakai variabel order seperti nama PIC, kode order, dan daftar dokumen, dan setiap tahap bisa dinyalakan atau dimatikan.

Pengaturan pesan otomatis AI agent WhatsApp Officia dengan variabel order.

Penugasan vendor yang terpantau per deliverable

Pekerjaan notaris, konsultan keuangan, dan tim operasional dikelola lewat modul Assignment. Admin melihat setiap penugasan lintas order dan langsung tahu mana yang perlu direview, perlu revisi, sedang berjalan, atau sudah selesai. Status tercatat per deliverable, misalnya surat pernyataan pendirian, sertifikat Kemenkumham, NIB, NPWP, dan akun OSS. Vendor sendiri mengunggah hasil kerjanya melalui portal vendor.

Modul Assignment Officia: status penugasan vendor per deliverable lintas order. Nama klien dan vendor pada gambar disamarkan.

Notifikasi untuk tim dan manajemen

Perubahan status order, hasil kerja AI, penugasan vendor, dan pembayaran terkumpul di satu halaman notifikasi yang dikelompokkan per kategori. Jejak pengingat otomatis dari AI juga tercatat di sini, sehingga tim tahu kapan klien terakhir diingatkan dan untuk alasan apa.

Halaman notifikasi Officia: update order, AI Collect Data, penugasan, dan pembayaran dalam satu tempat. Data klien pada gambar disamarkan.

Keunggulan

• AI pengumpul dokumen. Lampiran WhatsApp diunduh, dikenali jenisnya, divalidasi formatnya, dan masuk checklist otomatis. Admin tidak lagi menyalin data dari chat ke form, lalu dari form ke dokumen.
• Dokumen resmi otomatis. Template diisi dengan data order dan progres pembuatannya terpantau langsung, sehingga format setiap dokumen seragam.
• Portal dan monitoring vendor. Penugasan, unggah hasil, dan beban kerja tiap vendor terlihat jelas, tanpa perlu menanyakan status lewat chat.
• Pembayaran dan pengiriman yang tertib. Status pembayaran tercatat per order dengan pengingat WhatsApp ke PIC keuangan, dan paket final dibagikan ke klien lewat tautan ber-PIN tanpa perlu akun.
• Aman dan siap dipakai tim yang beragam. Hak akses per peran, audit log untuk setiap aksi pengguna, serta antarmuka dwibahasa Indonesia dan English.

Hasil

Officia kini memiliki satu sistem internal yang menggantikan proses manual lewat komunikasi tidak terstruktur, spreadsheet, dan pembuatan dokumen ad-hoc. Seluruh siklus pengajuan, dari pengumpulan dokumen di WhatsApp, koordinasi vendor, dan approval internal hingga penerbitan dokumen, berjalan dalam satu workflow.

• Pengecekan dokumen klien dikerjakan AI, admin tinggal meninjau.
• Status order, vendor, dan pembayaran terlihat secara real-time oleh tim dan manajemen.
• Dokumen resmi seragam karena dibuat dari template dengan data order.

Dari chat dan spreadsheet yang berserakan menjadi satu alur kerja yang terpantau: klien cukup mengirim dokumen di WhatsApp, sisanya tercatat di sistem.

Proyek ini dikerjakan sekitar empat bulan, termasuk analisis kebutuhan, UI/UX, development, SIT, UAT, load test dengan k6, dan pentest dasar sebelum go-live. Setelah itu Venturo tetap mendampingi Officia melalui support dan maintenance selama satu tahun dengan kuota 176 jam.

Ingin Proses Bisnis Anda Berjalan Seperti Ini?

Jika bisnis Anda masih mengandalkan chat, spreadsheet, dan dokumen yang disusun manual, baik di jasa legalitas, konsultan, notaris, maupun layanan administrasi lainnya, tim Venturo siap membantu. Kami mengerjakan sistem secara end-to-end, mulai dari analisis proses bisnis, desain, pengembangan, dan pengujian sampai go-live, lalu mendampingi Anda lewat Managed Services setelah sistem berjalan. Ceritakan alur kerja Anda, dan mari kita diskusikan bagian mana yang paling layak diotomasi lebih dulu.

Ingin melihat contoh lain? Baca juga studi kasus Aplikasi Perpanjangan SIM Digital untuk Kepolisian Nasional dan Aplikasi HRIS untuk: Absensi & Payroll Lebih Rapi di halaman Portfolio kami.