Sistem UKPBJ Pemkab Madiun: Pengadaan Makin Tertib
Dedicated Team Venturo membangun sistem UKPBJ untuk Pemkab Madiun agar proses tender, data penyedia, dan laporan pengadaan terkelola rapi dalam satu platform.
Mengelola pengadaan barang dan jasa pemerintah daerah bukan sekadar urusan administrasi — prosesnya menyangkut anggaran publik, kepatuhan regulasi, dan akuntabilitas ke masyarakat. Bagi tim Unit Kerja Pengadaan Barang dan Jasa (UKPBJ) Pemerintah Kabupaten Madiun, kebutuhan inilah yang mendorong pencarian jasa pembuatan aplikasi pengadaan barang dan jasa pemerintah yang bisa merangkum seluruh tahapan tender, data penyedia, hingga laporan anggaran dalam satu sistem yang mudah dipantau.
Venturo dipercaya sebagai Dedicated Team untuk merancang dan membangun sistem ini dari nol — mulai dari dashboard ringkasan anggaran per jenis pengadaan, pencatatan struktur organisasi pengadaan (OPD, Pokja, Anggota Pokja, PPK), hingga master data penyedia barang/jasa yang menjadi mitra pemerintah daerah.
| Klien | UKPBJ Pemerintah Kabupaten Madiun |
|---|---|
| Industri | Pemerintahan |
| Layanan | Dedicated Team |
| Platform | Web App (Admin Panel) |
| Tech stack | Stack web modern |
| Durasi | 3 bulan |
Tantangan
Sebelum sistem ini dibangun, tim UKPBJ menghadapi beberapa kendala yang umum terjadi di pengelolaan pengadaan pemerintah secara manual atau tersebar di banyak dokumen:
- Ringkasan progres tender sulit dipantau cepat. Pimpinan dan Pokja perlu rekap manual untuk mengetahui berapa paket Barang, Pekerjaan Konstruksi, Jasa Konsultansi, dan Jasa Lainnya yang sedang proses tender, batal, atau selesai.
- Struktur organisasi pengadaan tidak terpusat. Data OPD, Anggota Pokja, Pokja, dan PPK yang terlibat di setiap periode anggaran tersebar dan rawan tidak sinkron antar dokumen.
- Data penyedia (vendor) belum terkelola rapi. Informasi perusahaan mitra — alamat, kontak, NPWP, nomor asosiasi, hingga pengurusnya — perlu satu basis data yang bisa dicari dan diverifikasi dengan cepat saat proses tender berjalan.
- Kebutuhan akuntabilitas publik. Sebagai instansi pemerintah, setiap data pengadaan harus tercatat rapi dan siap ditelusuri kapan pun diperlukan untuk pelaporan maupun audit.
Solusi
Dashboard untuk Pokja dan Pimpinan
Halaman utama dirancang agar siapa pun yang berwenang — mulai dari anggota Pokja hingga pimpinan OPD — bisa langsung melihat ringkasan pengadaan tahun anggaran berjalan tanpa membuka dokumen terpisah. Setiap kategori pengadaan (Barang, Pekerjaan Konstruksi, Jasa Konsultansi, Jasa Lainnya) ditampilkan sebagai kartu ringkas lengkap dengan status Proses Tender, Batal Tender, Selesai Tender, dan Total Kontrak.
Dashboard UKPBJ menampilkan ringkasan pengadaan per kategori, struktur OPD/Pokja/PPK, dan daftar paket pengadaan. Nama anggota Pokja dan PPK pada gambar disamarkan.
Di bagian bawah dashboard, sistem juga menampilkan struktur organisasi pengadaan tahun berjalan — OPD terkait, susunan Anggota Pokja, nama kelompok Pokja per paket, serta PPK yang ditunjuk — sehingga keterlacakan siapa bertanggung jawab atas paket apa menjadi jauh lebih mudah dibanding sebelumnya.
Master Data Penyedia untuk Tim Pengadaan
Salah satu modul inti yang dibangun Venturo adalah Master Penyedia — basis data terpusat seluruh perusahaan yang pernah atau sedang menjadi mitra pengadaan UKPBJ Madiun. Tim bisa mencari, menambah, dan memperbarui data perusahaan lengkap dengan alamat, kontak, NPWP, nomor asosiasi, hingga nama pengurusnya dari satu halaman.
Halaman Master Penyedia berisi basis data perusahaan mitra pengadaan. Data perusahaan, alamat, NPWP, dan pengurus pada gambar disamarkan karena menyangkut data pihak ketiga.
Dengan data penyedia yang terpusat, tim pengadaan tidak perlu lagi mencari ulang berkas perusahaan setiap kali ada proses tender baru — cukup telusuri dari master data yang sudah tersedia dan selalu diperbarui.
Keunggulan
- Satu dashboard untuk semua kategori pengadaan. Barang, Pekerjaan Konstruksi, Jasa Konsultansi, dan Jasa Lainnya dipantau dari satu layar yang sama, tanpa berpindah dokumen.
- Struktur organisasi pengadaan tercatat otomatis. OPD, Pokja, Anggota Pokja, dan PPK tersimpan rapi per tahun anggaran sehingga mudah ditelusuri kembali.
- Master data penyedia yang bisa dicari kapan saja. Tim pengadaan tidak lagi bergantung pada arsip fisik atau file terpisah untuk mengetahui profil mitra.
- Dibangun sebagai Dedicated Team. Venturo bekerja menyatu dengan ritme kerja UKPBJ, sehingga setiap kebutuhan baru bisa langsung disesuaikan tanpa proses tender ulang untuk pengembangan sistem.
Hasil
Sejak sistem ini digunakan, tim UKPBJ Pemkab Madiun kini punya satu tempat untuk memantau seluruh progres pengadaan tahun berjalan dan mengelola data penyedia tanpa bergantung pada dokumen yang tersebar. Proses pencarian data organisasi pengadaan dan profil mitra yang sebelumnya memakan waktu kini bisa dilakukan langsung dari dashboard. Pengembangan sistem terus berjalan bersama Venturo sebagai Dedicated Team, menyesuaikan kebutuhan UKPBJ dari waktu ke waktu.
Butuh sistem pengadaan atau aplikasi internal serupa untuk instansi maupun perusahaan Anda? Tim Dedicated Team Venturo siap membantu merancang dan membangun sistem yang sesuai kebutuhan Anda. Hubungi kami untuk mendiskusikan kebutuhan Anda lebih lanjut.
